in den Betriebsprüfungen der vergangenen Monate stellte die Kassenbuchführung einen wesentlichen Prüfungsschwerpunkt dar. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung erfolgt stets eine Hinzuschätzung. Diese beträgt zwischen 2% und 5%, teilweise bis zu 10% des Jahresumsatzes.

Da eine Betriebsprüfung üblicherweise einen Zeitraum von drei bis vier Jahren umfasst, können die ermittelten Nachzahlungen im Bereich der Umsatz-, Gewerbe-, Körperschaft- bzw. Einkommensteuer zuzüglich Verzinsung auch zur Insolvenz von Unternehmen führen. Dieser Gefahr sind sich viele Steuerpflichtige nicht bewusst.

An eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung werden folgende Anforderungen gestellt:

• Nachvollziehbarkeit (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB)

a)     Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die angefallenen Geschäftsvorfälle erhalten kann (Zuordnung zu den Urbelegen durch laufende Nummerierung).

b)     Änderungen an Kassenaufzeichnungen müssen nachvollziehbar (sichtbar) sein.

• Form (§ 239 Abs. 2, AO § 146 Abs. 1, Satz 1 HGB)

Die Kassenaufzeichnungen müssen vollständig (mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls), richtig, zeitgerecht (täglich) und geordnet vorgenommen werden.

• Aufbewahrungspflicht (§ 257 Abs. 4 HGB)

Die Kassendaten müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

• Tägliche Überprüfung (§ 146 Abs. 1, Satz 2 AO)

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. Eine Kasse darf bei taggenauen Überprüfungen keine Minusbestände (Kassenminus) aufweisen. Ebenso können hohe Bargeldbestände lt. Kassenblatt zu einer Verwerfung der Aufzeichnungen führen, wenn diese nicht plausibel nachgewiesen werden können.

• Kassensturzfähigkeit

Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass der Soll-Bestand des Kassenbuchs jederzeit mit dem Ist-Bestand der Barkasse verglichen werden kann.

Nach Ansicht der Finanzverwaltung kann bei Unternehmen mit überwiegenden Barumsätzen (z.B. Einzelhandel, Friseur, Bäcker, Fleischer, Gaststätte) nur zwischen zwei Möglichkeiten gewählt werden, um eine ordnungsgemäße Kasse vorzuweisen:

1. Registrierkasse mit täglichem „Z“-Bon
2. Tageskassenbericht

Bei Registrierkassen sind zwingend alle Einnahmen und Ausgaben des Tages zu erfassen. Am Tagesende muss der Gesamtkassenstreifen und als Tagesabschluss der „Z“-Bon gedruckt werden. Der „Z“-Bon hat dabei folgende Angaben zu enthalten:

1. Name des Unternehmers
2. Datum sowie Uhrzeit des Ausdrucks
3. Brutto-Tageseinnahmen getrennt nach Steuersätzen
4. laufende automatischen Nummerierung
5. Stornierungen und Löschhinweise für den Tagesspeicher

Außer dem Gesamtkassenstreifen und dem „Z“-Bon müssen sämtliche Unterlagen zum Kassensystem einschließlich der Bedienungsanleitung, der Programmieranleitungen und den Einrichtungsprotokollen im Rahmen einer Betriebsprüfung zur Verfügung stehen.

Änderungen der Programmierungen müssen dokumentiert werden. Die Erhaltung der Funktionstüchtigkeit und die Nachprüfbarkeit aller Kassenfunktionen stellen eine Verpflichtung der Unternehmer dar.

Bei sogenannten „Schubladenkassen“ ohne Registriererfassung werden deutlich höhere Anforderungen gestellt, die mit mehr Aufwand verbunden sind. Neben der einzelnen Erfassung aller Einzelumsätze mit den jeweiligen Kunden ist für jeden Tag ein gesonderter „Tageskassenbericht“ zu führen. Dies muss handschriftlich erfolgen, da z.B. Excel-Tabellen als nicht manipulationssicher eingestuft werden.

Alle Ausgaben sind durch Quittungen zu belegen. Außerdem müssen Duplikate der von Ihnen geschriebenen Quittungen bzw. Rechnungen dem Bericht beigefügt werden. Es handelt sich um aufbewahrungspflichtige Dokumente.

Am Markt erhältliche Kassensoftware wird dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung von Daten unmöglich bzw. mit einem entsprechenden Programmvermerk versehen ist.

Auch muss die Lesbarkeit aller Nachweise und Belege innerhalb der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Das bedeutet, alle Originale auf Thermopapier müssen kopiert und zusätzlich aufbewahrt werden.

Typische Fehler im Rahmen der Kassenbuchführung, die bereits jeweils einzeln zur Verwerfung der Aufzeichnungen führen und Hinzuschätzungen zur Folge haben, sind:

• Die Aufzeichnungen sind nicht vollständig und wahrheitsgemäß.

Das heißt, es erfolgt keine lückenlose Erfassung der Belege. Jeder Buchung hat ein Beleg zugrunde zu liegen. Dies gilt sogar für Privateinlagen und Privatentnahmen. Gemäß Urteil des FG Münster vom 23.03.2000 liegt bei Fehlen eines Eigenbeleges ein schwerwiegender materieller Mangel vor.

• Werden Barbelege erst im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses über ein Privatkonto nachgebucht, ist die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß (vgl. BFH vom 26.10.1994).
• Der Abgleich zwischen Kassensoll- und Kassenistbestand muss täglich gesichert sein (Kassensturzfähigkeit). Andernfalls liegt ein schwerer Mangel vor (vgl. BFH vom 31.07.1969).
• Zahlreiche Überschreibungen, nachträgliche Änderungen, erhebliche Rechenfehler und Streichungen im Kassenbuch rechtfertigen die Verwerfung der Kassenführung (vgl. BFH vom 14.06.1963 und RFH vom 04.02.1931).
• Tageseinnahmen müssen zur Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit centgenau dokumentiert und eingetragen werden. Eine Rundung auf volle Euro-Beträge ist nicht zulässig.
• Der Kassenbestand kann niemals negativ sein. Solche Fehlbeträge zeigen, dass die Erfassung unrichtig erfolgt und keine täglichen Kassenstürze durchgeführt werden. Die Kassenaufzeichnungen werden in der Regel verworfen (vgl. BFH vom 09.10.1952 und vom 16.06.1954).
• Die Einnahmen und Ausgaben werden nicht in der richtigen Reihenfolge des Datums erfasst. Auch hier wird deutlich, dass die Kasse nicht täglich geführt wird und eine Kassensturzfähigkeit nicht gegeben ist.
• Aus dem Erscheinungsbild der Kassenberichte oder auch aus anderen Umständen kann sich ergeben, dass keine zeitnahe Eintragung erfolgt ist (z.B. gleicher Stift, gleichmäßiges Schriftbild).
• In Restaurants und Gaststätten werden teilweise weder die Außer-Haus-Umsätze getrennt aufgezeichnet noch bei Familienfeiern und Betriebsveranstaltungen Einzelaufzeichnungen geführt.
• Werden Diebstahl oder Unterschlagungen beim täglichen Kassensturz festgestellt, ist dies zu dokumentieren. Wichtiges Indiz für die Glaubwürdigkeit der Behauptung sind z.B. die Strafanzeige gegen Unbekannt oder die Abmahnung des verantwortlichen Personals.
• Bei Geldtransit zwischen Kasse und Bank ist auf das richtige Datum zu achten. Der Zugang in der Kasse ist an dem Tag zu erfassen, an dem das Geld tatsächlich abgehoben wurde, auch wenn die Buchung seitens der Bank erst später erfolgt. Außerdem ist auf die Uhrzeit zu achten, die auf dem Kontoauszug vermerkt ist. Das gilt besonders für den Fall, dass der Geldtransit von der Kasse zur Bank vor der ersten Einnahme des Tages erfolgt.
• Gegen eine Plausibilität der Kasse und damit der Buchhaltung sprechen hohe Verbindlichkeiten und nicht fristgerechte Zahlungsweise, obwohl lt. Kassenaufzeichnungen erhebliche Barbestände vorhanden sein müssten.

Bitte sprechen Sie uns bei Fragen oder Unklarheiten an. Für Rückfragen und weiterführende Erläuterungen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.